SỰ LINH HOẠT DO HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI VOIP MANG LẠI

HỆ THỐNG VOIP CÓ THỂ GIÚP CÁC GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH TẦM TRUNG QUẢN LÝ TƯƠNG TÁC QUA ĐIỆN THOẠI, GIÚP NGƯỜI BÁN HÀNG DỄ TIẾP CẬN HƠN, CẢI THIỆN TRẢI NGHIỆM CỦA KHÁCH HÀNG - VÀ GIẢM CHI PHÍ.

Trong khi nhiều nhà quản lý cảm thấy bị tra tấn khi quyết định có nên thay thế một hệ thống trao đổi chi nhánh tư nhân truyền thống (PBX) bằng hệ thống điện thoại qua Giao thức Internet (VoIP), số phận đã đưa ra quyết định dễ dàng cho Erin McCabe. Năm 2004, một đám cháy ghé văn phòng của Fusco, Brandenstein & Rada PC ở Woodbury, NY.

PBX đã cũ và một chút không linh hoạt nhưng mạnh mẽ. Khi nó được đốt cháy thành rác, quản lý văn phòng và luật sư McCabe đã phải tìm một hệ thống điện thoại mới. Cô thấy rằng công ty có thể đạt được mức độ linh hoạt và khả năng tiếp cận mới với hệ thống điện thoại VoIP.

Nó sẽ là một lợi ích cho khách hàng của công ty luật, mà cuộc sống của họ đang trong tình trạng hỗn loạn tài chính. "Chúng tôi thực hành trong lĩnh vực khuyết tật, bồi thường lao động và an sinh xã hội", McCabe nói. "Đó là một thực tế khối lượng cao, do đó, tỷ lệ các cuộc gọi điện thoại là rất lớn. Khả năng nắm giữ ai đó là chìa khóa cho khách hàng của chúng tôi. Với tính linh hoạt của hệ thống VoIP, cho phép một người nào đó tùy chọn để lại tin nhắn hoặc chờ đợi một giám khảo, bất cứ điều gì họ muốn làm, thực sự giúp. "

 

VoIP được biết đến với việc tiết kiệm chi phí cho hóa đơn điện thoại, nhưng một hệ thống dựa trên IP cũng có nghĩa là tính linh hoạt và dễ quản lý. McCabe, hãng đã sử dụng hệ thống văn phòng IP của Avaya từ giữa năm 2005, cho biết VoIP cung cấp các lợi ích như khả năng cho nhân viên đăng nhập vào phần mở rộng của họ ở bất cứ đâu trong tòa nhà. Thêm và di chuyển các phần mở rộng, cũng như kết nối các văn phòng từ xa vào hệ thống điện thoại của trụ sở, thật dễ dàng. Công ty cũng có thể cung cấp dịch vụ điện thoại cho 10 doanh nghiệp khác cho thuê không gian trong tòa nhà của mình.

Đối với một công ty cỡ vừa, một hệ thống điện thoại VoIP "cho phép nhân viên di động nhiều hơn mà không cần phải chi tiêu nhiều hơn vì nó dễ dàng thêm các tính năng như tìm tôi / theo tôi vào hệ thống điện thoại", Patrick Monaghan, một nhà phân tích cao cấp nói. tại công ty nghiên cứu Yankee Group Research ở Boston, "Nếu bạn có một công ty 500 người và bạn nhận được 30% nhân viên của mình để bật tính năng đó khi họ ở ngoài văn phòng, bạn có thể tiết kiệm đáng kể." 

Ông nói thêm rằng VoIP làm cho nó dễ dàng hơn để liên kết hai hệ thống điện thoại trong các văn phòng khác nhau, cho phép nhân viên chuyển và chuyển tiếp cuộc gọi trong khi tiết kiệm tiền cho các cuộc gọi interoffice.

Trong khi một số tổ chức lớn đang tích hợp hệ thống VoIP với các ứng dụng dựa trên dữ liệu như gói quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hầu hết các công ty nhỏ đều không có nguồn nhân lực để làm như vậy. Tuy nhiên, McCabe báo cáo rằng hệ thống của cô hiển thị tên của khách hàng và trang giới thiệu của tệp của họ khi họ gọi, một tính năng đi kèm với hệ thống Avaya của cô.

Rebecca Swensen, một nhà phân tích tại Framingham, IDC dựa trên khối lượng, cho biết các công ty có thể tiết kiệm trung bình 30% với VoIP thay vì một PBX truyền thống. Tuy nhiên, bà nói thêm, "mặc dù chi phí là một yếu tố thúc đẩy mạnh mẽ và cần được lưu ý trong các cuộc thảo luận với các nhà ra quyết định, truyền thông VoIP và IP nói chung giải quyết các vấn đề kinh doanh khó giải quyết trước đây. Nếu tôi là người quản lý, tôi sẽ nghĩ về những cuộc đấu tranh mà công ty của tôi phải đối mặt trên cơ sở hàng ngày. ''

Các nhà phân tích chỉ ra một số câu hỏi mà người quản lý nên tự hỏi khi cân nhắc việc chấp nhận VoIP, bao gồm:

• Bạn còn bao nhiêu thời gian cho hợp đồng bảo trì PBX cũ của mình?

• Bạn đang xem xét hệ thống điện thoại đúng trên cơ sở tổng chi phí sở hữu (TCO), hay bạn đang tìm kiếm một số lợi tức đầu tư có thể đo lường được thông qua các ứng dụng mới? (Monaghan lưu ý rằng nhiều công ty nhỏ hơn chỉ cảm thấy thoải mái với tính toán TCO.)

• Giám đốc điều hành của bạn lãng phí thời gian nghe thư thoại bởi vì hệ thống điện thoại không thể chuyển tiếp cuộc gọi đến điện thoại di động của anh ấy khi anh ấy vắng mặt hoặc tin nhắn thoại không được gửi qua email?

• Nhóm bán hàng của bạn có muốn lưu thông tin từ các cuộc gọi trong hệ thống CRM được tích hợp với hệ thống điện thoại không?

• Có khó khăn trong việc tìm đúng người để trả lời một cuộc gọi cản trở năng suất không?

• Bao nhiêu ngân sách liên lạc của bạn đi đến các cuộc gọi giữa các địa điểm công ty từ xa? (Đối với McCabe, việc chuyển cuộc gọi dễ dàng tới các văn phòng chi nhánh và chi phí cuộc gọi được giảm đến các văn phòng đó là những lợi ích chính từ hệ thống điện thoại VoIP.)

• Nếu bạn thấy giá trị trong các tính năng bổ sung của một hệ thống điện thoại VoIP mới, bạn có các nguồn lực để đào tạo nhân viên để tận dụng tối đa chúng không?